Databázový systém MS Access

 

Polia

Ak chceme zhromažďovať údade o žiakoch v škole, o výrobkoch na sklade, o tovare v obchode a pod., je najvhodnejšie použiť databázový systém, ktorý umožňuje ľahkú a hlavne rýchlu manipuláciu s veľkým množstvom údajov.

Jednotlivé údaje o žiakovi, výrobku, tovare nazývame polia. Napr.: meno, priezvisko, dátum narodenia, názov výrobku, cena, počet kusov atď.

V databáze programu Access sú údaje uložené do tabuliek. Tabuľka je členená na riadky, ktoré sa nazývajú záznamy a na stĺpce, ktorým hovoríme polia.

Jeden záznam obsahuje všetky údaje vzťahujúce sa k jednému prvku tabuľky (jednému žiakovi, zamestnancovi, výrobku...). Vo všeobecnosti tieto údaje môžu byť rôzneho typu. Jedno pole naopak obsahuje jeden údaj pre všetky prvky tabuľky (adresu, dátum narodenia, cenu, ...). Všetky údaje v poli sú rovnakého typu.

napr.:

Typy polí

  • Text
  • Memo (poznámka)
  • Číslo
  • Dátum a čas
  • Mena
  • Automatické číslo
  • Áno/Nie
  • Objekt OLE
  • Hypertextový odkaz
  • Sprievodca vyhľadávaním

Pravidlá pre vytváranie názvov polí, ovládacích prvkov a objektov

Pre názvy polí, ovládacích prvkov a objektov platia v aplikácii Microsoft Access tieto pravidlá:

  • môžu byť dlhé až 64 znakov,
  • môžu obsahovať ľubovolnú kombináciu písmen, číslic, medzier a zvláštnych znakov, okrem bodky (.), výkričníka (!), apostrofu (`) a hranatej zátvorky ([ ]),
  • nesmú začínať medzerou,
  • nesmú obsahovať riadiace znaky (znaky ASCII s hodnotami od 0 do 31),
  • v projekte aplikácie Microsoft Access sa v názvoch tabuliek, zobrazení či uložených procedúr nesmú vyskytovať úvodzovky (").

Aj keď v názvoch polí, ovládacích prvkov a objektov môžu byť použité medzery, väčšina príkladov v dokumentácii k aplikácii Microsoft Access zobrazuje názvy polí a ovládacích prvkov bez medzier. V niektorých prípadoch môžu medzery v názvoch spôsobiť konflikty pri vytváraní názvov v jazyku Visual Basic for Applications.

Pri prideľovaní názvov polí, ovládaciemu prvku alebo objektu je vhodné preveriť, či sa tento názov nezhoduje s názvom vlastnosti alebo iného prvku používaného v aplikácii Microsoft Access; v opačnom prípade by sa databáza mohla za určitých okolností chovať neočakávane. Ak sa napríklad odkazujete na hodnotu poľa s názvom Name v tabuľke Informácie pomocou syntaxu Informácie Name, zobrazí sa miesto hodnoty poľa Name hodnota vlastnosti Name tabulky.

Ďalšou možnosťou, ako sa vyhnúť neočakávaným výsledkom, je používať pri odkazovaní na hodnotu poľa, ovládacieho prvku či objektu vždy namiesto operátoru . (bodka) operátor ! (výkričník). Nasledujúci identifikátor odkazuje napríklad výslovne na hodnotu poľa Name, a nie na vlastnosť Name:

Typy údajových polí požívaných v aplikácii Microsoft Access

Nasledujúca tabuľka uvádza prehľad všetkých typov údajových polí používaných v aplikácii Microsoft Access, ich použitie a veľkosť pre uloženie:

Dátový typPoužitieVeľkosť
Text Text alebo kombinácia textu a čísel, napríklad v adresách. Čísla, ktoré sa nepoužívajú v matematických výpočtoch, ako sú napríklad telefónne čísla, identifikačné čísla alebo poštové smerovacie čísla. Do 255 znakov. Aplikácia Microsoft Access ukládá iba znaky zadané v poli. Neukladá medzery na nevyužitých pozíciách v poli typu Text. Na riadenie maximálneho počtu znakov, ktoré môžu byť zadané, nastavte vlastnosť Veľkosť poľa.
MemoDlhšie texty a čísla, ako sú napríklad poznámky a popisy.Do 64 000 znakov.
ČísloČíselné údaje, ktoré majú byť použité na výpočty, s výnimkou peňažných výpočtov (použite údajový typ Měna). K definícii určitého poľa typu Číslo nastavte vlastnosť Veľkosť poľa. 1, 2, 4 alebo 8 bajtov. Iba 16 bajtov pre replikáciu ID (GUID). 
Datum a časDátum a čas. 8 bajtov.
MěnaHodnoty meny. Aby ste zamedzili zaokrúhľovaniu v priebehu výpočtov, použite údajový typ Měna. Upresnite výpočet na 15 číslic doľava od desatinnej čiarky a 4 číslice doprava. 8 bajtov.
Automatické čísloJedinečné sekvenčné (vzostupné po 1) či náhodné čísla sa vkladajú automaticky s pridaním záznamu. 4 bajty. Iba16 bajtov pre replikáciu ID (GUID).
Ano/Ne Polia, ktoré budú obsahovať iba jednu z dvoch hodnôt, ako napríklad Áno/Nie, Pravda/Nepravda, Zapnuté/Vypnuté. 1 bit.
Objekt OLE Objekty (ako napríklad dokumenty aplikácie Microsoft Word, tabuľky aplikácie Microsoft Excel, obrázky, zvuky, alebo iné binárne údaje), vytvorené s použitím protokolu OLE v iných programoch, ktoré môžu byť prepojené s tabuľkou alebo vložené do tabuľky aplikácie Microsoft Access. Na zobrazenie objektu OLE musíte použiť rámik viazaného objektu vo formulároch alebo v zostavách.Do 1 gigabajtu (obmedzené priestorom na disku).
Hypertextový odkaz Pole, ktoré bude ukladať . Hypertextové odkazy. Hypertextový odkaz môže byť cesta UNC alebo URL.. Do 64 000 znakov.
Průvodce vyhledáváním Vytvára pole, ktoré umožní vybrať hodnotu z inej tabuľky alebo zo zoznamu hodnôt s použitím Poľa so zoznamom. Ak zvolíte túto možnosť zo zoznamu údajových typov, spustí sa sprievodca, ktorý toto pole definuje.. Rovnaká veľkosť ako má pole typu Primární klíč, ktoré je rovnako vyhľadávacím poľom, obvykle 4 bajty.
Poznámka: údajové typy Číslo, Dátum a čas, Mena a Áno/Nie poskytujú preddefinované formáty zobrazení. Nastavte vlastnosť Formát a vyberte z formátov dostupných pre jednotlivé údajové typy. Môžete si vytvoriť vlastný formát zobrazenia s výnimkou typu Objekt OLE.

© TS