Databázový systém MS Access [počítadlo]

 

Úvod

Databázové systémy umožňujú ľahkú a hlavne rýchlu manipuláciu s veľkým množstvom údajov. Pre názornosť si môžeme predstaviť zoznam zamestnancov firmy s ich adresami, dátumom narodenia, vzdelaním, telefónnymi číslami alebo ďalšími údajmi, ktoré nás zaujímajú. Tieto údaje môžeme bez veľkej námahy obmieňať alebo rušiť, meniť ich vzhľad alebo inak upravovať. MS Access je tzv. relačný databázový systém - t.j. dajú sa vytvárať rôzne spojenia medzi navzájom súvisiacimi údajmi.

Základné pojmy

Databáza je súbor informácií, ktorý sa vzťahuje k určitému predmetu alebo účelu. Napr. sledovanie pohybu tovaru v predajni, sledovanie objednávok odberateľov, informácie o študentoch v škole a pod. Pokiaľ databáza nie je uložená v počítači, musíme informácie sledovať, koordinovaťa organizovať ich aktualizáciu v kartotékach.

Pomocou MS Access je možné všetky informácie vložiť do jedného súboru - databázy.

Súčasťou databázy Access sú tabuľky, otázky, formuláre, zostavy, makrá a moduly. Vo všeobecnosti sa nazývajú objekty databázy. Jednotlivé objekty majú svoje špecifické vlastnosti.

Tabuľka

V databáze programu Access sú údaje uložené do tabuliek. Tabuľka je členená na riadky, ktoré sa nazývajú záznamy a na stĺpce, ktorým hovoríme polia.

Jeden záznam obsahuje všetky údaje vzťahujúce sa k jednému prvku tabuľky (jednému žiakovi, zamestnancovi, výrobku...). Vo všeobecnosti tieto údaje môžu byť rôzneho typu. Jedno pole naopak obsahuje jeden údaj pre všetky prvky tabuľky (adresu, dátum narodenia, cenu, ...). Všetky údaje v poli sú rovnakého typu.

Typy polí

  • Text
  • Memo (poznámka)
  • Číslo
  • Dátum a čas
  • Mena
  • Automatické číslo
  • Áno/Nie
  • Objekt OLE
  • Hypertextový odkaz
  • Sprievodca vyhľadávaním

Otázka

Otázky používame vtedy, keď chceme z množstva údajov vybrať iba niektoré, podľa vopred určených kritérií alebo tiež, keď spájame údaje z viacerých tabuliek. Otázka preto obsahuje definíciu výberových kritérií, výberu polí, prípadne spojenia tabuliek a ďalších otázok.

Napr.: Z triedy potrebujeme vybrať študentov, ktorí ovládajú anglický jazyk a bývajú v Turanoch.

V takomto prípade si vytvoríme otázku s kritériom - cudzí jazyk =  anglický a bydlisko = Turany, pomocou ktorej z tabuľky žiakov triedy vyberieme ovládajúcich anglický jazyk z Turian. Nebudeme tak musieť prezerať všetkých žiakov, ale budeme mať vypisaných iba tých, ktorí nás práve zaujímajú.

Formulár

Formulár umožňuje iný pohľad na údaje v databáze. Dovoľuje iným spôsobom usporiadať, vkladať, upravovať alebo prezerať údaje na obrazovke. Často sa totiž stane, že jeden záznam obsahuje viac údajov, ako je možné zobraziť v jednom riadku na obrazovke. Tým sa stane, že sú pre nás viditeľné iba niektoré údaje o danej osobe, výrobku....Vytvorením formulára rozmiestnime údaje jedného záznamu po obrazovke.

Zostava

Zostava je spôsob prezentácie údajov na tlačiarni. Umožňuje tiež náhľad na obrazovke (ukážka pred tlačou) a dovoľuje zobraziť údaje podľa želania užívateľa.

Makro

Ak niektoré činnosti vykonávame často a opakovane, môžeme si tieto postupy uložiť do makier. Makrá sú tak vhodným nástrojom automatizácie činnosti pre neprogramátorov.

Modul

Modul je program napísaný v objektovo orientovanom programovacom jazyku Visual Basic, ktorý pracuje s údajmi databázy.

© TS