Hromadná korešpondencia
funkcia, ktorá nám umožňuje vkladanie údajov zo zoznamu údajov, napr. adries do listov s rovnakým obsahom, ako sú napr. ponuka tovaru, služieb, rôzne oznámenia, pozvánky, rôzne formuláre (evidenčné karty, inventárne karty a pod.).
Použitie príkazu si ukážeme na obchodnom liste, ktorý chceme písať na väčší počet adries. Pri tvorbe dokumentu je potrebné dodržať určité kroky.
- Vytvoríme hlavný dokument, napr. obchodný list - ponuku, ktorú chceme poslať na viac adries. Zvolíme príkaz:
Nástroje, hromadná korešpondencia. Otvorí sa nám okno pre hromadnú korešpondenciu.
V prvom kroku Hlavný dokument si vyberieme typ dokumentu, napr. formulárový list.
Otvorí sa nám okno, v ktorom potvrdíme Aktívne okno.
- Do listu chceme vložiť viac adries, preto v druhom kroku musíme určiť zdroj údajov. Ak ešte nemáme zdroj údajov, vyberieme Vytvoriť zdroj údajov.
Program nám ponúkne niektoré polia, z ktorých si vyberieme. Tie polia, ktoré nepotrebujeme označíme myšou a dáme odstrániť. Ak potrebujeme doplniť nový údaj, zadáme názov poľa a potvrdíme Pridať názov poľa
Keď si vyberieme potrebné polia, potvrdíme OK. Otvorí sa nám okno na uloženie súboru s adresami. V príkaze Uložiť do určíme, na ktorý disk a do ktorej zložky (adresára, priečinka) chceme súbor uložiť a zadáme názov súboru, napr. adresy a potvrdíme uložiť.
Otvorí sa nám okno, v ktorom potvrdíme Upraviť zdroj údajov.
Do formulára vypíšeme potrebné adresy.
Vkladanie adries ukončíme potvrdením OK. Na paneli nástrojov nám pribudne panel, ktorý začína príkazom Vložiť zlučované pole:
V liste sa nastavíme na riadok, kde potrebujeme vložiť adresu a na paneli klikneme na Vložiť zlučované pole a vyberieme potrebný údaj, napr. Názov.
Postupne vložíme všetky údaje adresy.
Kliknutím na ikonku
sa nám zobrazia konkrétne adresy.
- Keď potrebujeme listy vytlačiť, zvolíme tretí krok hromadnej korešpondencie Zlúčiť v príkaze Nástroje, hromadná korešpondencia. Skôr ako pristúpime k tomuto kroku, dôkladne skontrolujeme hlavný dokument, aby v ňom neboli chyby. Zlúčením vznikne súbor s viacerými listami. Chyby by sa opakovali v každom liste. Ak je list na jednu stranu, skontrolujeme, či skutočne má hlavný dokument len jednu stranu, aby pri tlači nebol každý druhý list prázdny. Údaje v hlavičke a päte by sa vytlačili na všetky listy.
V príkaze Zlúčiť si môžeme vybrať či zlúčime dokument so všetkými adresami zo zoznamu, alebo od x do y, alebo zadáme podmienku pre výber. Zlúčením vzniknú formulárové listy, ktoré tiež uložíme. Súbor obsahuje listy s rôznymi adresami zo zoznamu. Môžeme si ich skontrolovať v ukážke pred tlačou.
Ak do zoznamu adries potrebujeme vložiť ďalšie adresy, v príkaze Nástroje, hromadná korešpondencia zvolíme v 2. kroku Upraviť a potvrdíme názov súboru s adresami.
V okne formulára údajov potvrdíme Pridať nový a dopíšeme potrebné adresy a ukončíme OK. V prípade, že adresy zo súboru chceme použiť do iného listu, pri výbere zdroja údajov zvolíme Otvoriť zdroj údajov. Ďalej postupujeme podobne ako v predchádzajúcom prípade.
Použitím hromadnej korešpondencie vzniknú tri súbory:
- hlavný dokument ponuka.doc
- súbor s adresami adresy.doc
- formulárové listy - zlúčený dokument napr. ponuky.doc
