Normalizovaná úprava listov
stručný výber z STN 01 6910
I. Nastavenie strany
Správne nastavenie strany je dôležité pre vzhľad dokumentu. Ak nastavíme malé okraje, môžeme na stranu napísať viac údajov, ale napríklad list, ktorý napíšeme a vytlačíme nebude pôsobiť esteticky. Vždy má byť nastavený horný, dolný, ľavý a pravý okraj. Pri písaní úradných a obchodných listov nastavíme:
ľavý okraj 2,5 cm
pravý okraj 1,5 cm
horný okraj 2,7 cm
dolný okraj 2,5 cm
(hlavička 1,25 cm a päta 1,5 cm)
Takéto nadstavenie určuje Slovenská technická norma (STN), ktorá upravuje písanie listov. Vzhľad strany môžeme nastaviť pomocou volieb Súbor/Nastavenie strany. Zobrazí sa dialógové okno, v ktorom nastavíme vzhľad strany podľa potreby alebo predpisov.
II. Úradné a obchodné listy
Plochu listu môžeme rozdeliť na 6 častí:
- Záhlavie (podľa STN záhlavie, vo Worde hlavička) obsahuje logo firmy, názov a právnu formu firmy, úplnú adresu vrátane PSČ. Text napísaný do hlavičky vo Worde sa zobrazí na každej strane textu. Hlavičku zobrazíme príkazmi Zobraziť/Hlavička a päta.
- Adresové pásmo slúži na uvedenie adresy príjemcu. Môže byť na ľavej alebo pravej časti adresového pásma. Výška adresového poľa je 38,1 mm, čo je 9 riadkov jednoduchým riadkovaním. Prvý riadok a posledné dva riadky musia zostať prázdne. Medzi prázdnymi riadkami je umiestnená adresa (najviac 6 riadkov).
Adresové pásmo má rozmery 25,4 x 76,2 mm.
- Odvolávacie údaje sa píšu od ľavého okraja nasledovne:
Tabulátory nastavíme 5,08 cm, 8,89 cm, 12,7 cm (Formát/Tabulátory).
- Vec a vlastný text listu
Ak je slovo Vec predtlačené, heslovité vyjadrenie obsahu listu napíšeme pod predtlač. Ak slovo Vec nie je predtlačené, heslovité vyjadrenie obsahu listu uvedieme po vynechaní dvoch prázdnych riadkov pod najnižšie napísaným odvolávacím údajom. Heslo veci sa začína písať v ľavej zvislici s veľkým začiatočným písmenom a neukončuje sa interpunkčným znamienkom. Zvýrazníme ho podčiarknutím alebo tučným písmom. Používame vždy len jeden typ zvýrazňovania pre heslo veci a prílohy.
Ak text listu začína oslovením, medzi heslom veci a oslovením vynecháme dva prázdne riadky. Oslovenie sa začína v ľavej zvislici. Za oslovením píšeme čiarku, za ktorou začína text malým písmenkom okrem vlastných mien. Medzi oslovením a textom sa vynecháva jeden prázdny riadok. Ak je text bez oslovenia, medzi heslom veci a textom sa vynechajú dva prázdne riadky.
Text listu sa píše riadkovaním 1 (Formát/Odsek - jednoduché riadkovanie) a medzi odsekmi sa vynecháva prázdny riadok. Odseky sa môžu písať od ľavej zvislice alebo so zarážkou od ľavej zvislice. Zarážka sa môže nastaviť až 1,25 cm. Dôležité časti zdôrazňujeme tučným písmenom alebo odrážkami.
- Pečiatka, podpis, prílohy
Ak na list dávame odtlačok pečiatky, umiestnime ho dva až tri riadky pod textom. Podlhovastá pečiatka firmy sa umiestňuje v pravej polovici listu. Odtlačok úradnej pečiatky so štátnym znakom (okrúhla pečiatka) sa umiestňuje pod textom v strede papiera.
Podpis umiestňujeme v pravej polovici listového papiera nad vytlačené meno a priezvisko zodpovedného zamestnanca. Ak na liste nie je pečiatka, podpisuje sa dva až tri riadky pod textom. Ak je list opečiatkovaný, podpis sa umiestňuje pod odtlačok pečiatky. Na podpis musíme vynechať dostatok miesta, aby neprekrýval odtlačok pečiatky a nezasahoval do vytlačeného mena a priezviska.
Prílohy sa uvádzajú 3 až 4 prázdne riadky pod posledným riadkom textu listu.
- Doplňujúce údaje sa uvádzajú na päte strany. Je určená na uvedenie doplňujúcich údajov o firme (telefón, fax, bankové spojenie, IČO, e-mail, WWW adresa). Pri písaní rozsiahlejších dokumentov sa používa päta aj na vloženie automatického číslovania strán, príkazmi Vložiť/Čísla strán, ich nastavíme podľa potreby. Údaje uvedené v hlavičke a päte sa automaticky zapíšu na každú stranu dokumentu.
Príklad listu formátu A4 s adresovým pásmom vľavo bez predtlače slova Vec
